1. Waarom www.winkeldochters.be?

1.1. Ik zoek een product
Iedereen moet regelmatig een patiënt ontgoochelen omdat het gevraagde product niet beschikbaar is. Het lijstje van de “ontbreekt leverancier”-producten wordt iedere dag langer. Of net nu de patiënt tevreden is over een product, wordt het uit de handel genomen.
Maar… met een beetje geluk helpt www.winkeldochters.be uw patiënt uit de nood. Met één druk op de knop bereikt u honderden apothekers met de vraag of ze het gezochte geneesmiddel in stock hebben en kunnen missen. Veelal hebt u binnen de 24 uur een positief antwoord van een collega-apotheker. Dit ‘zoekertjessysteem’ wordt sinds 2006 succesvol gebruikt in N.-W. Vlaanderen (BOA), en is sinds juli 2008 opengetrokken voor alle apotheken aangesloten bij de beroepsverenigingen BOA, AVK, KOVAG, BAF, KLAV en KAVA.

1.2. Ik bied een winkeldochter aan…
U zit misschien opgezadeld met een specialiteit die wellicht niet meer gekocht zal worden, of de “vaste” patiënt van een bepaald product is overleden, of een product dat ‘uit de pen’ geraakt is (waardoor de stock plots te groot is)… Die (bijna vervallen) specialiteiten, laten we ze winkeldochters noemen, worden natuurlijk niet gecompenseerd, omgeruild of teruggenomen door de leverancier. Iedereen wordt graag van die vervelende winkeldochter verlost. Bovendien kiest u zelf welk ruilproduct u wenst te ontvangen. Met deze website kunt u deze referenties on-line aanbieden voor een eventuele omruiling met een collega! De economische wetmatigheid in gedachte: hoe sterker de prijs (lees: hoe meer korting u geeft), hoe groter de kans dat uw product omgeruild wordt. Want zeg nu zelf, het is beter uw referentie met wat verlies om te ruilen in goederen die u wel verkoopt, dan helemaal niets in de plaats te krijgen en de verpakking naar de vuilbak te moeten verwijzen.

Waarom zou u ingaan op een aanbieding van een collega? U krijgt de gelegenheid om specialiteiten aan een gunstige voorwaarde aan te kopen, per stuk, zonder grote hoeveelheden af te moeten nemen. U hoeft bovendien niet te puzzelen en te rekenen: de aanbieder van de winkeldochter heeft reeds uitgerekend wat hij/zij in de plaats wenst. Tot slot zal u merken dat actief meewerken aan dit project de collegialiteit ten goede komt.


2. Hoe werkt www.winkeldochters.be?
Belangrijk is om u te registeren op www.winkeldochters.be. Enkel apothekers lid van BOA, AVK, KOVAG, BAF, KLAV en KAVA hebben toegang. Bent u reeds geregistreerd, bekijk dan zeker of de groothandels en uw e-mail adres in uw profiel correct zijn. U kan maximaal 4 groothandels aanvinken waarmee u producten wil uitwisselen met collega’s. Het systeem om producten te zoeken en aan te bieden is volledig geautomatiseerd, zodat u alles kunt afhandelen via de website en e-mail. Telefoneren met de collega’s is niet meer mogelijk (zo wordt u niet meer gestoord door tientallen telefoons!).

2.1. Ik zoek een product
U logt in, en gaat naar de rubriek ‘Ik zoek…’. U voegt een zoekertje toe en geeft een duidelijke omschrijving van wat u nodig hebt. Het zoekertje wordt de volgende morgen om 6u30 verstuurd naar alle apothekers die zijn ingeschreven op het systeem. Houd die dag zeker uw e-mail in het oog. De reacties volgen meestal snel!

Reageer op de aanbieders via de link in de ontvangen e-mail. U wordt geleid naar een formulier waarmee u de transactie kunt bevestigen. Bevestig enkel met de collega(‘s) waarmee u effectief de transactie wenst uit te voeren. Het is dus niet nodig om de aanbiedingen, waar u niet wenst op in te gaan, af te wijzen. Eénmaal bevestigd, krijgt uw collega een e-mail dat hij u het product mag opsturen, alsook een pdf-formulier dat kan worden afgedrukt en duidelijk bevestigd aan het pakje (bevat oa. de informatie via welke groothandel de verzending gebeurt). Uzelf krijgt ook een bevestiging. Vergeet zeker niet uw zoekertje te inactiveren, éénmaal u het gezochte product(en) hebt gevonden. Zoniet verschijnt het product de volgende dag opnieuw in de ochtendmail. Na 2 dagen wordt het automatisch gedesactiveerd. Verwijder het zoekertje indien u het in de toekomst niet meer nodig heeft.

Richtlijnen financiële vereffening.
Eénmaal u het product hebt ontvangen van uw collega, adviseren wij, dat u per e-mail uw collega contacteert om de transactie financieel te vereffenen. Wij stellen de volgende mogelijkheden voor:

• U verwittigt de groothandel  en vraagt om de ontvangen CNK te crediteren bij uw collega, en aan te rekenen bij uzelf (bidirectioneel berichtje vanuit uw software, of u belt de creditdienst op).
• U zendt uw collega een ruilproduct toe (wees genereus voor de inspanning en collegialiteit van uw collega om te reageren op uw zoekertje).
• U betaalt uw collega (facturatie, is omslachtiger).

Gebruik voor het opsturen van een ruilproduct het standaard pdf-formulier dat u bevestigt aan het pakje.

2.2. Ik bied een winkeldochter aan…
U gaat naar de rubriek ‘winkeldochter toevoegen’. U vult de nodige velden in.
Verdwijndatum: datum waarop uw winkeldochter uit de lijst wordt geschrapt (bvb. omdat het dan vervallen is.
Vervaldatum: datum waarop de winkeldochter vervalt.
Waarde AP: de apothekersprijs, BTW exclusief.

Enkele richtlijnen voor uw winkeldochters:

• Gelieve enkel verpakkingen aan te bieden die in goede staat zijn en rekening te houden met de ‘unieke barcode’-problematiek.
• Indien u meerdere stuks van één referentie wenst aan te bieden, dan dient u dit per stuk te doen. Dit geeft u de mogelijkheid om telkens andere omruilreferenties te vragen en/of andere vervaldata in te zetten. (Maak hiervoor gebruik van de handige kopieerfunctie.)
• Kies 1 of meerdere producten uit de lijst(en) die u in ruil voor uw winkeldochters wenst te ontvangen. U bepaalt zelf hoeveel korting u wilt geven. Het programma rekent dit automatisch voor u uit adhv de opgegeven ruilproducten.
• Na het bevestigen van de transactie ontvangen zowel de aanbieder als de besteller een e-mail met een bijlage. Print deze bijlage af om aan het te versturen pakket te bevestigen, zodat het transport door de groothandel zo vlot mogelijk kan verlopen. Gelieve enkel dit formulier te gebruiken!
• Na ontvangst van de bevestigingsmail stuurt de aanbieder zijn/haar winkeldochter naar de besteller, die na ontvangst hiervan de gevraagde omruilproducten opstuurt naar de aanbieder.
• Eénmaal uw product werd geruild wordt het automatisch uit de lijst geschrapt. U moet inloggen om het omgeruilde en inactieve product definitief uit uw fiche te schrappen.

Om de 2 weken wordt een e-mail verstuurd naar alle apothekers die op www.winkeldochters.be zijn ingeschreven met alle nieuw toegevoegde winkeldochters van de laatste 14 dagen. De volledige lijst van winkeldochters kan u steeds herbekijken op www.winkeldochters.be.

Hebt u vragen of opmerkingen rond een bepaald product, dan kunt u best een e-mail sturen naar de betreffende persoon. Mailadres wordt steeds vermeld. Wordt een product aangeboden via groothandel X en u werkt enkel met groothandel Y..., stuur dan een mail met de melding : “Indien aangeboden via groothandel Y, dan zou ik uw product kunnen omruilen”. De aanbieder kan dit (indien mogelijk) wijzigen in de winkeldochterfiche.
Als u vragen of opmerkingen heeft over het gebruik van de winkeldochtermodule, dan kan u zich richten tot uw beroepsvereniging.

Wie zijn de www.winkeldochters.be?
De winkeldochters zijn een organisatie van de Brugse en Oostendse Apothekersvereniging (BOA) ism de deelnemende beroepsverenigingen AVK, KOVAG, BAF, KLAV en KAVA. Enkel leden van deze beroepsverenigingen kunnen zich registreren op de winkeldochters.

Disclaimer
www.winkeldochters.be stelt de module winkeldochters en zoekertjes ter beschikking van zijn leden, maar kan nooit verantwoordelijk worden gesteld voor de werking, de inhoud, of de transacties van producten of specialiteiten en eventuele gevolgen hiervan. www.winkeldochters.be staat niet garant voor de deugdelijkheid van producten of specialiteiten, alsook voor mogelijke juridische, fiscale of terugbetalingsproblemen van transacties. www.winkeldochters.be wil in deze context verwijzen naar de persoonlijke verantwoordelijkheid van elk lid.